تنظيم الوقت

تنظيم الوقت

  • 35692
  • 2015-10-23
  • 1432
  • تسابيح

  • انا بنت عمري ١٦ سنه ادرس في الصف الثالث الثانوي و هذه اخر سنه عندي
    مشكلتي اني ما بعرف انظم وقتي و لا اعمل جدول حتى اذا عملت جدول لا التزم به و الان تبقى ٤ شهور لاجلس للامتحان النهائي و المواد متراكمه علي و ما عارفه كيف ادرسها كلها
    اريد طريقه لعمل جدول و تنظيم الوقت و اشياء محفزه لاني محبطه و اقول لنفسي ان الوقت ما يكفي للدراسه و الاحسن اني ما ادرس
    و اريد ان اعرف ايضا هل استطيع اني الحق ادرس في الوقت ده و اجيب درجه كويسه ولا لا
  • رد المستشار

    يمكنك التعرف على السيرة الذاتية للمستشار وإستشاراتة السابقة بالضغط على أسم المستشار

  • 2015-10-28

    أ. فؤاد بن عبدالله الحمد

    وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته ...
    أهلاً وسهلاً بكِ أبنتي العزيزة في موقعكِ - موقع المستشار- نسأل الله تعالى أن يبارك فيه وفي القائمين عليه..
    أبنتي الموفقة..
    لقد سألتِ عن موردٍ عظيم - الوقت - وقبل أن أجيب استشارتك الطيبة أود أن أستعرض معكِ بعض المبادئ الحياتية التي تعيننا بإذن الله تعالى على الناجح في الحياة واستثمارها الاستثمار الطيب، سؤال : هل الوقت في حاجة لأن نديره؟ أو ننظمه؟ الإجابة في الواقع هي " لا " لأن أكثر شيء منظم ومدار بفعالية هو - الوقت - فالإنسان أياً كان صغيرا أم كبيرا, غنيا أم فقيرا, مسلما أم غير مسلم...الخ لديه 24 ساعة!! لا تزيد ولا تنقص وبالتالي هذا المورد ــ أي الوقت ــ هو المورد الوحيد الأكثر تنظماً في الوجود وفي نفس الوقت هو أغلى مورد لدى الإنسان! فكل لحظة تمر عليه لا تعود أبداً!! كل لحظة هي استثمار إما لنا أو علينا.. ولأهميته فقد أقسم الله تعالى به, قال تعالى : ( والعصر إن الإنسان لفي خسر ) وبالتالي حريٍ بالمسلم خاصة أن يستثمر هذا الوقت أشد الاستثمار ولا يجب عليه أن يضيع لحظة منه في غير منفعة له في الدنيا أو في الآخرة إن شاء الله تعالى, وأن الشيء الذي يصلُح أن نطلق عليه مفهوم " الإدارة " أو "التنظيم " هو الإنسان ذاته فالصحيح نقول : " إدارة الذات " أو " تنظيم الذات ". فنحن من يجب أن ندير وننظم ذاتنا حتى نستثمر أوقاتنا بشكل أكثر فعالية.
    وقد عُرف " الوقت " بأنه المادة التي صنعت منها الحياة والحياة المنظمة تتيح الوقت للقيام بكل شيء بالتخطيط والمتابعة، والوقت مورد فريد لا يمكن ادخاره بل استخدامه بحكمة، فالوقت موزع على الكل بالتساوي، ولكن كمية الوقت ليست مهمة بقدر أهمية كيفية إدارة الوقت المتاح لنا وتنظيمه.

    سؤال آخر... لماذا ينجح البعض في إدارة وقتهم أو ذواتهم باستمرار بأسلوب فعال ومميز في الوقت الذي يفشل فيه الآخرين ويواجهون البعض مصاعب عدة في الحفاظ على المواعيد النهائية لتسليم مشاريعهم؟
    والسبب بسيط أيضاً؛ لأنهم ليس لديهم أهدافاً واضحة تستغل؟ و بالتالي هم مشغولون بتوافه الأمور ظناً منهم أنها هي المهمة في حياتهم وبالتالي تضيع الساعات والأيام والسنين فيها دون نتيجة مرجوة!!
    وبالاعتماد على ما سبق تعرف إدارة الوقت بالعملية التي يتم عبرها استغلال كل ثانية في اليوم من خلال التركيز و العمل على رفع إنتاجية الشخص يوميا بشكل إيجابي. وهي أيضاً من المحركات الأساسية التي تساعد في التقدم المهني خاصة وفي التقدم في الحياة بشكل عام.

    ما هي العوائق التي تعرقل عملية إدارة الذات الناجحة؟
    هناك عائقين يقفان في طريق الأشخاص الساعين إلى تحسين ممارسات إدارة الوقت التي ينتهجونها: هما التأجيل و عدم مجاراة التغير.!
    1- التأجيل: قد يكون التأجيل نتيجة لأخذ الشخص الأمور على سجيتها أو نتيجة للتمسك بالرغبة في تحقيق الكمال بشدة، فعندما ــ مثلاً ــ تكون منهمكا جدا في تنفيذ أهدافك ومشاريعك والالتزام بمواعيد التسليم النهائية وإعداد قوائم الواجبات يمكن أن تجدي نفسكِ غارقة في الأمور صعبة التنفيذ. وعليه أنصحك بسلك الواقعية في إعداد قائمة واجباتكِ و إعادة تحديد المواعيد كلما استدعت الحاجة.
    أما في حالة تمسككِ ورغبتكِ الشديدة والمفرطة أحياناً بمعايير الكمال يمكن لإنتاجيتك التأثر بشكل مباشر و سلبي جداً بسب أخذ انتباهك إلى كافة التفاصيل الدقيقة الكثير من الوقت. ولتخطي هذه العقبة ذكري نفسكِ بأنكِ قمت بأفضل ما عندك وتخصيصك لهذا المشروع الوقت اللازم لتنفيذه. ففي النهاية لا بد لك التسليم بأن مفهوم الكمال هو مفهوم شخصي غير موضوعي حيث يمكن أو لا يمكن تطبيقه.

    2- مقاومة التغير: قد يكون تعلم مهارات إدارة الوقت أمر غير نافع إذا لم يصحبها المرونة- والإرادة - والرغبة القوية للتغير. تتطلب إدارة الوقت الناجحة امتلاك الرغبة بالتخلص من عادات إهدار الوقت الغير فعالة و استبدالها بعادات أكثر فاعلية و مرونة. وعليه أنصحك بتذكير نفسكِ بأنكِ قادرة على أن تصبحي أكثر مهارة في عملكِ أو دراستكِ وأنك قادرة بإذن الله تعالى على استعادة السيطرة على وقتكِ وحياتك بعد إتقانكِ لممارسات إدارة الوقت الهامة.

    يمكن إدارة الوقت بفاعلية إذا خططنا لها يوميا، فالوقت عبارة عن مجموعة من التصورات، والمفاهيم، والأحداث، والإيقاعات، تغطي نطاقاً عريضاً جداً من الظواهر.
    وفيما يلي بعض المعينات لكِ بإذن الله تعالى على فهم هذا الموضوع وهي في الحقيقة ملخص لمفهوم إدارة الذات أو تنظيم الوقت.. أنصحكِ في البداية بقراءتها على مهل وفهمها جيداً ومن ثم البدء في تنظيم وقتك وفق هذه النصائح وبما يتلاءم معك..
    مبادئ إدارة الوقت.
    هناك عدة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة مراجعة بعض الكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت, أهمها ما يلي:
    1- المبادئ المتعلقة بالتخطيط:
    التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً؟ ،ثم يقرر كيف يجب استخدامه؟، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟ إن معظم الناس لا يعرفوا ما الذي يشغل وقتهم!، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم؟: احتفظ بمذكرة مواعيد أو أطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.
    - مبدأ تحليل الوقت:
    تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. فمن الضروري كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين. فإذا لم يفهم الشخص كيف يصرف وقته عادة!؟ فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه, ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا ؟وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت.
    إن أساس تحليل الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها, ينبغي تقسيم وقت الفرد اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم, بعد تسجيل كاف يجعل الشخص قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل, عند القيام بالتحليل يجد الفرد أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه، أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر.
    - مبدأ التخطـيط اليومي:
    من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من أجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي. إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وأن تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك.
    - مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:
    يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها. إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات, تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة، والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بأن تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من "ملح جدا" ألي "غير ملح" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من "مهم جدا" إلى "مهم".
    أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن أكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
    - مبدأ المرونة:
    يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي أنه يجب ألا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب. وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالفرد الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على إتباعه. كما ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها.
    فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا أقل من نصف اليوم فإن الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت.
    وينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل, هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.

    (2) المبادئ المتعلقة بالتنظيم:
    تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم الفرد لوقته وبيئته حتى يصبح أكثر فعالية في استخدام وقته؛ أهم هذه المبادئ ما يلي:
    - مبدأ التفويض:
    إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل الفرد أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية, تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بأن يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها. كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي الفرد وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها, ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على الفرد أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.

    - مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):
    كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.

    - مبدأ التحكم في المعوقات:
    من الضروري جدا لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.

    - مبدأ الإقـلال من الأعمال الروتينية:
    إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً. لن يستطيع أي فرد أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها, تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه الأفراد في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.


    3- المبادئ المتعلقة بالرقابة:
    بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية.
    إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية لكي يحقق الهدف كما خطط له, حيث يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول, حيث يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها.

    مما يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:
    1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضرورية لإدارة الوقت. إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.
    2- مبدأ إعادة التحليل.
    3- ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر, حتى لا يتم العودة للعادات السيئة في إدارة الوقت, فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم الناس يعودون لممارساتهم القديمة, ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر.

    سلوكيات و معتقدات تؤدي إلى توفير الوقت :
    1- تحديد الهدف ماذا تريدين في حياتك أن تنجزيه؟ وماذا تريدين أن تحققيه في دراستك؟.
    2- التخطيط لتحقيق تلك الأهداف .
    3- احتفظي دائما بقائمة المهام To-do List . بحيث تسجلي كل شيء تودين القيام فيه خلال هذا الشهر ثم توزع على الأسابيع ثم على الأيام وبالتالي تصبح لك مهام يومية تقومين فيها مع مراعاة المرونة وعدم الإكثار من المهام حتى لا تمل.
    4- التحضير للغد .
    5- استخدام أدوات تنظيم الوقت مثل:( الورق اللاصق - والجداول ) وغيرها.
    6- تعلمي ثقافة إدارة الوقت .
    7- عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلى مهام فرعية) .
    8- عدم الاحتفاظ بالمهام الثقيلة على نفسك (الانتهاء منها فورا).
    9- لا تكوني مثالية .
    10- رتبي أغراضك .
    11- التحضير للمهام المتكررة Check List بمعنى تكون لديك ورقة فيها المهام اليومية وكلما تنتهي من شيء تقومي بشطبه وهكذا.
    12- تجميع المهام المتشابهة .
    13- ارتداء ساعة (راقبي الوقت في أي مهمة تقوم بها).
    14- تاريخ المهام (حددي لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة) .
    15- المساومة في تحديد المواعيد .
    16- عدم الاحتفاظ بمهام ناقصة ( الانتهاء من كل مهمة بدأتها) .
    17- عدم القيام بأمور لا تجيديها .
    18- استغلال أوقات الانتظار والتنقل في السيارة – والسفر في عمل شيء مفيد أو مؤجل.
    19- تعليق لافتة (مشغولة) لإنهاء المهام التي بحاجة للتركيز .
    20- قللي من استخدم التليفون والتلفاز والانترنت واستخدميهم بفاعلية وخلال وقت الراحة أو الفراغ.
    21- تنمية مهارات التفويض : بمعنى أعطي الأعمال البسيطة لأشخاص آخرين يقومون بها مثل: أخوتك - أو والديك إذا هم يستطيعون القيام بها
    22- معرفة نفسك ودورات أدائك اليومية ذهنيا و بدنيا .

    يساعد تنظيم الوقت على تحقيق :
    1- الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتنا.
    2- القيام بالأنشطة المختلفة التي ترغبين فيها مثل: قضاء وقت في الدراسة ،وآخر مع العائلة ،وكذلك تخصيص وقت للراحة والترفيه عن النفس.
    3- إنجاز الأهداف والطموحات الشخصية والأكاديمية والمهنية.
    4- التخفيف من الضغوط سواء في الدراسة أو العمل أو ضغوط الحياة المختلفة.
    أخيراً ... هذه نصائح إضافية لكِ يا ابنتي الكريمة لضمان نجاحكِ الأكاديمي بإذن الله تعالى... عليك قراءتها وبتمعن وتطبيق ما فيها...
    - كيف يساهم تنظيم الوقت في نجاحي الأكاديمي؟
    1- رفع مستوى التحصيل الدراسي : حيث بإمكانك تخصيص وقت كاف لكل مادة دراسية ومتطلباتها والعمل على إنجازها بنجاح .
    2- خلق توازن بين المهام الأكاديمية والاجتماعية : عن طريق تقسيم وقتك بين الاستذكار وإنجاز الواجبات الدراسية وإيجاد وقت لممارسة الهوايات والتطوير الذاتي .
    3- التغلب على التحديات ومواجهة الأوقات الضاغطة : بأن يتم ذلك بالاستذكار و أداء واجباتك والأنشطة الفصلية بأوقاتها المحددة بعيدا عن الضغوط النفسية.

    - ما هي العوامل التي تساهم في توفير الوقت ؟
    هناك عدة عوامل تعمل على توفير الوقت خاصة أثناء الاستذكار وهي:
    1- تجنب إعادة كتابة الملاحظات والملخصات أثناء الاستذكار.
    2- ادخار وقت القراءة بتحسين استراتيجيات القراءة وتركيز الانتباه إلى ما تقرأ.
    3- ادخار وقت التفكير وذلك بحمل مفكرة صغيرة لتدوين الأفكار والأحداث.
    4- الموازنة بين الأعمال المهمة والأقل الأهمية وذلك بعمل قائمة للمهام وترتيبها حسب الأهمية.
    5- التخلص من عملية تأجيل المهام والتزم بإتمام الأعمال في وقتها كما هي مدرجة في جدول خاص يتم إعداده للمهام المطلوب إنجازها والزمن الذي يجب أن تنجز فيه.
    6- تنظيم بيئة الاستذكار وذلك بالاحتفاظ بملاحظات المادة العلمية في ملف واحد.
    - العوامل التي تسهم في هدر الوقت:
    1- الانشغال بوسائل الترفيه لفترات زمنية طويلة ( المحادثة الهاتفية- ومشاهدة التلفاز- ألعاب الفيديو - و الراديو و الإنترنت والرحلات).
    2- الإكثار من الأنشطة الاجتماعية والعائلية ( زيارات الأصدقاء والأقارب ) خلال الأسبوع.
    3- كثرة تشتت الانتباه أثناء الاستذكار (الزملاء أو الهاتف أو الضجيج).
    4- اللجوء إلى النوم كوسيلة للهروب من إنجاز الأعمال وكثرة التأجيل لأوقات أخرى.
    5- عدم وضوح الأهداف التعليمية والمهنية.

    - كيفية التخلص من عملية تأجيل القيام بالواجبات والاستذكار ؟
    1- تحديد وقت لكل عمل نقوم به .
    2- الالتزام بأداء الواجبات في أوقاتها وعدم اختلاق الأعذار لتأجيل الأعمال .
    3- تأمل نتائج قيامنا بإنجاز الأعمال في وقتها والمشاكل والآثار السلبية التي يتم تجنبها نتيجة التأجيل.
    4- معاهدة النفس بأننا لا نترك المهمة أو الواجب إلّا بعد الانتهاء من الجزء الذي قررت إنجازه اليوم.
    5- كتابة قائمة بالأشياء التي نؤجلها دائما ونحلل هذه القائمة ونكتشف أسباب تأجيلها أو عدم رغبتنا في أداءها.
    6- مكافأة الذات على المثابرة والالتزام بأداء الواجبات في أوقاتها المحددة لها.

    أتمنى أن أكون وفقت في إجابتكِ يا أبنتي الكريمة وأرجو لكِ كل التوفيق والنجاح ولا تنسونا من صالح الدعاء...
    • مقال المشرف

    أسرة آمنة

    اعتقادي الجازم الذي أدين به لربي عز وجل بأن (الأسرة الآمنة) هي صمام الأمان لمجتمع آمن، ووطن مستقر، ومستقبل وضيء، وهو الذي يدفعني لاختيار هذا العنوان أو ما يتسلسل من صلبه لما يتيسر من ملتقيات ومحاضرات وبرامج تدريبية أو إعلامية، ومنها ملتقى

      في ضيافة مستشار

    د. أيمن رمضان زهران

    د. أيمن رمضان زهران

      استطلاع الرأي

    هل تؤيد فعالية الأستشارة الاليكترونية في حل المشكلات؟
  • نعم
  • أحياناً
  • لا
    • المراسلات